Gestione efficace delle rubriche telefoniche aziendali

Quante ore/uomo perdi ogni settimana per aggiornare le rubriche telefoniche sui telefoni aziendali e sulla relativa app?

Se la risposta è “troppe”... 

Questo approfondimento tecnico merita la tua attenzione.

Oggi parliamo infatti di importazione automatica delle rubriche del sistema Wildix dal database aziendale.

A prima vista potrà sembrarti una funzionalità poco rilevante in termini di impatto sulla tua operatività… 

E in effetti devo ammettere che non è certamente questa la feature che porta i nostri clienti a preferire la nostra soluzione.

Tuttavia, posso garantirti una cosa:

non esiste IT manager che, dopo averla vista all’opera, non sia desideroso di implementarla nel proprio sistema di comunicazione!

Vediamo perché.

Database e centralino telefonico: fino ad oggi, 2 mondi paralleli

Nelle large enterprise, le informazioni relative ai numeri di telefono vengono gestite dal dipartimento IT tramite appositi database strutturati. 

Un database ben organizzato e sempre aggiornato, che contiene i dati di contatto di colleghi, clienti, fornitori.

Non si può dire lo stesso delle rubriche del centralino telefonico... 

Visto che le due architetture - centralino e database - nella maggior parte dei sistemi non consentono questo tipo di match. 

L’aggiornamento rubriche anche solo di un telefono può impiegare anche 10-15 minuti di tempo…

E nel caso di alcuni sistemi telefonici, le rubriche devono addirittura essere caricate a mano! 

Parliamo di svariate ore di lavoro per il dipartimento IT, per operazioni banali come l’aggiunta di un contatto, o l’aggiornamento dei dati di recapito. 

Senza considerare che le modifiche dovrebbero essere sempre riportate su telefoni cordless (utilizzati negli ambienti produttivi) o app per smartphone… 

Ma questo non viene fatto per motivi di praticità.

Ora, sappiamo che nelle large enteprise una rubrica telefonica ben gestita è essenziale. 

Di conseguenza l’IT Manager ne cura l’aggiornamento tramite sistemi come Office 365, LDAP, Active Directory, ecc...

Il team di sviluppo Wildix si è posto quindi la seguente domanda:

perché non replicare le stesse informazioni all’interno del sistema telefonico in maniera semplice ed automatica?

Importazione ed aggiornamento delle rubriche su Wildix

Esploriamo innanzitutto la sezione “Rubriche” della piattaforma.

Ogni riga possiede un proprio ID e rappresenta una Rubrica specifica. 

L’organizzazione delle rubriche è su più livelli (singole, di gruppo) e ricalca le esigenze operative dell’azienda.

La tecnologia Wildix è infatti progettata per essere perfettamente sincronizzata con i database più utilizzati dalle large enterprise: 

• LDAP
• Active Directory
• Lotus Domino
• MySQL
• MSSQL
• Office 365
• Google
• Infusionsoft
• ExchangeServer
• un file CSV 

L’IT Manager può gestire i permessi di accesso alle rubriche dei singoli utenti, così come autorizzare o inibire gli utenti a modificare manualmente alle rubriche. 

Se autorizzato, l’utente può decidere di aggiungere un contatto solo nella rubriche di Wildix, così come popolare o modificare altri campi.

In questo caso, il salvataggio della modifica alla rubrica avviene solo sul sistema di comunicazione Wildix. Il database di origine non viene intaccato dalle modifiche.

Ma vediamo nella pratica come funziona la sincronizzazione a tempo.

Sincronizzazione delle rubriche a tempo

Ciò che determina l’effettivo risparmio di tempo e risorse per il dipartimento IT è l’aggiornamento costante ed automatico dei dati sul sistema telefonico.

II sistema dialoga costantemente con il database per una sincronizzazione delle rubriche a tempo. 

L’IT Manager può personalizzare la sincronizzazione tramite il pannello “Importazione”.

In questo caso, il Backend selezionato è Office 365 (ma sono disponibili diverse opzioni a seconda del database utilizzato in azienda).

Nella sezione “Mappa”, è possibile mappare i campi del sistema di comunicazione a seconda di come sono organizzati i dati nel database di origine.

Infine, è possibile impostare l’intervallo temporale dell’importazione, scegliendo tra 1, 6, 12 e 24 ore.

Sincronizzazioni criptate

Ora, so bene che l’accesso ai database per l’IT manager è un tabù. 

È fondamentale in quest’ottica mantenere un accesso ristretto a pochissimi utenti. 

Ma la bella notizia è che le interazioni tra database e architettura Wildix sono completamente criptate: non è necessario concedere accessi di modifica al database.

Non mi dilungherò in spiegazioni troppo tecniche... 

Semplicemente voglio rassicurarti sul fatto che Wildix è stato progettato per prevenire attacchi di hacking al database, il cuore della struttura aziendale.

Aggiornamento simultaneo di tutti i device

Cordless, telefono fisico, app per smartphone. 

Grazie a questa procedura, le rubriche vengono aggiornate simultaneamente su tutti i device associati ad uno stesso utente.

Più livelli di rubriche

Tramite le ACL (Access Control List) è possibile gestire più rubriche, e su più livelli. 

Ad esempio: 

• la rubrica delle banche può essere visibile solo al reparto amministrativo; 
• La rubrica clienti può essere visibile solo al reparto commerciale; 
• la direzione può avere accesso a tutte le rubriche.

Le possibilità sono infinite. 

Si tratta semplicemente di adattare alla struttura aziendale i permessi.

Come il sistema telefonico si adatta all’ambiente lavorativo dell’IT Manager

Questa integrazione è stata sviluppata nell’ottica di offrire tecnologie che si adattano all’ambiente lavorativo dell’IT Manager.

Non ha senso scegliere sistemi chiusi, che non dialogano con gli strumenti già presenti in azienda.

Con il passare del tempo, questo “isolamento” si traduce in inutili perdite di tempo, o oneri eccessivi di gestione.

Quindi se anche tu vuoi riuscire a gestire i dati di centinaia o migliaia di recapiti telefonici tramite il database aziendale, mantenendoli sempre perfettamente aggiornati e sincronizzati… 

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Noi di Everex saremo felici di analizzare le tue esigenze e guidarti verso la configurazione ideale della tua piattaforma di comunicazione.