Puoi davvero trasformare Microsoft Teams in uno strumento di comunicazione universale?

In questo video, il CEO di Everex Cristiano Bellumat esplora i limiti di Microsoft Teams e le opportunità per riuscire ad effettuare chiamate ad utenti esterni all'interno della piattaforma.

Nel momento in cui lo smart working da scelta aziendale è diventato una necessità, Microsoft Teams si è rivelato lo strumento ideale per un’efficiente comunicazione interna.

Le aziende che hanno attivato una licenza Office 365 per far fronte ai lockdown, hanno trovato in chat, chiamate e videochiamate un modo facile e veloce per collaborare tra colleghi.

Di fronte al successo riscosso da Teams presso i dipendenti, molti IT manager hanno iniziato ad esplorare la possibilità di creare una piattaforma di comunicazione universale. 

Quindi di integrare anche la parte voce all’interfaccia di Teams, sostituendo il centralino esistente.

Ma è davvero possibile trasformare Microsoft Teams in un vero e proprio “webphone” tanto performante quanto il centralino tradizionale?

In questo articolo, analizzeremo quali sono i vantaggi, i rischi e le opportunità delle soluzioni più utilizzate per dotare Teams delle funzionalità di un centralino telefonico.

Perché le funzionalità voce di Teams potrebbero non essere sufficienti

Anche se gli strumenti di collaboration aumentano la produttività, non dobbiamo dimenticare che la telefonia esterna rimane una parte essenziale dell’operatività aziendale.

Nel caso di un’azienda commerciale, è lo strumento primario per raggiungere i clienti. 

Nel caso di un’azienda produttiva, le linee telefoniche sono essenziali anche solo per garantire le chiamate di emergenza.

Microsoft Teams in effetti offre la possibilità di acquistare una licenza phone system per ricevere le telefonate dall’esterno.

Con l’acquisto di una serie di componenti aggiuntivi e di un SBC, è possibile integrare a Teams un PBX engine che consente di indirizzare le chiamate telefoniche all’operatore tramite una selezione passante. 

Il phone system di Microsoft però non garantisce quelle funzionalità essenziali che qualunque centralino dovrebbe fornire.

Vediamone alcune.

Auto provisioning e aggiornamento dei telefoni 

Nella sua offerta voce, Microsoft Teams dichiara una serie di telefoni certificati. 

Peccato però che sono tutti dispositivi di terze parti. 

Con poche postazioni, l’IT manager può configurarli singolarmente a mano... Ma nel caso di una large enterprise, l’impegno è ben diverso. 

Ad esempio, cosa succede quando c’è un aggiornamento per 500 o 5000 telefoni? È necessario aggiornarli tutti manualmente, uno per uno?

Registrazione SIP Trunk (terzi). 

Non è possibile utilizzare il VoIP di Teams con un operatore terzo che fornisce la connessione. 

È necessario acquistare il VoIP da Microsoft, oppure stipulare un contratto specifico.

Convergenza fisso-mobile

L’applicazione mobile di Teams NON consente di portare sullo smartphone l’interno telefonico dell’ufficio, per un servizio di mobility nativo. 

Per il routing delle chiamate, è necessario acquistare e configurare un SBC di terze parti.

Altre funzionalità

Inoltre, Microsoft Teams NON prevede funzionalità o servizi specifici come:

• IVR multilivello;
• collegamenti con BCA o citofoni;
• dialplan (necessari per realtà dotate di call center);
• fax e sms server; 
• paging;
• hot line;
• fax e sms server;
• inclusione e intercom; 
• registrazione audio della chiamata; 
• monitoraggio delle code (visione dello stato delle chiamate in ingresso). 

Come vedi, si tratta di un servizio telefonico estremamente limitato. 

Questo perché Microsoft Teams non nasce nativamente come strumento per comunicare con chi si trova all’esterno dell’azienda.

La soluzione: un’integrazione nativa con Teams per avere tutte le funzionalità del centralino 

Microsoft Teams ha riscosso successo come strumento di collaboration perché ha sfruttato tutte le funzionalità di Skype quando era uno strumento gratuito. 

Per la maggior parte degli utenti, utilizzare Teams è naturale perché hanno familiarità con l’interfaccia di Skype. 

Allo stesso tempo, non possiamo tralasciare i vantaggi offerti da Office 365 proprio per la gestione dell’infrastruttura IT, quali:

• gestione delle password;
• gestione dei domini aziendali; 
• utenti profilati; 
• gestione delle rubriche.

In sostanza, ciò di cui hai bisogno è un servizio voce da integrare in modo nativo a ciò che già funziona - per l’appunto Microsoft Teams - ma senza rinunciare alle funzionalità essenziali di un centralino telefonico.

Questo è esattamente ciò che possiamo fare noi di Everex attraverso l’integrazione della tecnologia Wildix con Microsoft Teams.

La nostra tecnologia Wildix ti consente di utilizzare una web interface unica, quella di Teams, per ricevere ed effettuare telefonate con le stesse funzionalità del tuo centralino attuale.

Tra queste:

• sopravvivenza locale del PBX e delle linee. Immagina che, a causa di lavori alla rete elettrica, la fibra ottica venga tranciata. Che telefono usano i dipendenti? La tecnologia Wildix ti consente di prevenire questo problema con più soluzioni come un backup locale, o su mobile. In questo modo, la linea telefonica non andrà mai in down - nemmeno se ti tranciano la fibra!
• auto provisioning e aggiornamento dei telefoni. La tecnologia Wildix risolve il problema dell’aggiornamento manuale con una gestione centralizzata. Basta un click sul WMS per aggiornare automaticamente tutto l’hardware: telefoni, cuffie, e tutti i device collegati.
• registrazione SIP Trunk. La tecnologia Wildix non è legata a nessun gestore. Puoi utilizzare il sistema di comunicazione VoIP con il gestore che preferisci.
• collegamento dei BCA e dei citofoni. La tecnologia Wildix ti consente di installare qualsiasi tipo di telefono, e di installare citofoni e videocitofoni.
• convergenza fisso-mobile. La tecnologia Wildix è completamente Web-based e porta lo stesso interno dell’ufficio su tutti i dispositivi mobili, senza la necessità di configurazioni specifiche. 
• IVR multilivello. La piattaforma Wildix integra nativamente un IVR multilivello, che non pone limiti alle chiamate in ingresso o alle configurazioni.

Inoltre, nella tecnologia Wildix sono presenti nativamente:

• funzioni direttore/segretaria;
• collegamenti con BCA o citofoni;
• dialplan;
• paging; 
• hot line;
• fax e sms server;
• inclusione e intercom; 
• registrazione audio della chiamata; 
• monitoraggio delle code (visione dello stato delle chiamate in ingresso). 

In poche parole, grazie all’integrazione nativa offerta dalla nostra piattaforma... 

Microsoft Teams diventerà uno strumento di comunicazione universale, che ti consentirà di gestire l’intera infrastruttura IT con Office 365.

Il tutto senza installare hardware, per liberare il dipartimento IT dai gravosi compiti di gestione della rete, dagli onerosi costi di manutenzioni, dai guasti e dai malfunzionamenti. 

Per scoprire come possiamo integrare i servizi di voce alla tua piattaforma Microsoft Teams, compila il modulo qui sotto.

Uno specialista di Everex si metterà subito in contatto con te per approfondire le caratteristiche della tua integrazione!