[VIDEO] Le 6 domande fondamentali per scegliere la giusta tecnologia VoIP

In questo video, il CEO di Everex Cristiano Bellumat esplora il processo per selezionare la tecnologia VoIP adatta alle esigenze delle large enterprise. 

Costi di comunicazione ridotti, più funzionalità, scalabilità immediata, mobility: oggi non ci sono motivi per non passare al VoIP. 

Spesso, però, gli IT manager tardano ad adottare questa soluzione. 

Il motivo non è tanto la mancanza di volontà, ma qualcosa di molto più semplice... 

Il rischio della scelta! 

Una tecnologia VoIP ha un impatto elevato sulla rete e sugli utilizzatori. 

Il processo decisionale implica trovare soluzioni per evitare interruzioni di servizio… E quindi lamentele dei colleghi e dei dirigenti una volta ultimata l’installazione.

A difesa del dipartimento IT, va anche detto che quasi sempre il budget è limitato. 

Ogni giorno arrivano nuove richieste dai diversi reparti aziendali, a cui fare fronte con un team interno ridotto all’osso. 

È ben difficile governare un progetto che coinvolge tutti i dipendenti, sapendo che se le cose andranno male la colpa ricadrà sempre e solo sull’IT manager! 

Purtroppo, anche le analisi comparative tra i sistemi UC&C o IP-PBX non fanno che aumentare la confusione. 

Sulla carta, tutti offrono le medesime funzioni.

Ecco perché in questo articolo ho raccolto le 6 domande fondamentali che il dipartimento IT dovrebbe porsi per scegliere la giusta tecnologia VoIP. 

Le domande hanno lo scopo di far emergere una serie di elementi tecnici che spesso non vengono valutati... 

Causando così errori fatali nei progetti di migrazione ad una tecnologia VoIP.

1 - Il vecchio PBX Legacy sarà in grado di supportare il passaggio al VoIP (ovvero ai trunk SIP), o ci saranno interruzioni di servizio?

Se stai pensando di affrontare un progetto di migrazione al VoIP utilizzando un PBX Legacy, dovresti porti la seguente domanda...

Ci saranno interruzioni con la migrazione a trunk SIP?

I PBX Legacy non sono VoIP native. 

Se vuoi mantenerli e adeguarli al VoIP, devono essere aggiornati o cambiati per registrare il trunk SIP.

Oltre all’investimento economico di adeguamento dei centralini telefonici, devi considerare anche gli interventi tecnici: ore/uomo del dipartimento IT e un elevato stress per coordinare i lavori nelle varie sedi al fine di evitare l’interruzione del servizio. 

La domanda quindi è…

Ne vale davvero la pena?

La tecnologia dei sistemi Legacy nati per gestire le sole telefonate con le linee ISDN è obsoleta. 

Molti vendor non esistono più. Quelli rimasti hanno smesso da tempo di investire in ricerca e sviluppo. 

Lo dimostra il fatto che servizi come l’uso delle app per smartphone non sono supportati.

E a proposito di app…

2 - L’app che porta l’interno dell’ufficio sullo smartphone è fruibile per tutti gli utenti, senza limitazioni?

L’app forse oggi rappresenta la funzionalità più importante di un sistema di comunicazione. 

L’app permette alle persone di avere uno strumento facile da usare per collaborare o comunicare con clienti e fornitori anche in smart working.

Quasi tutti i vendor parlano di app mobile, con la promessa di portare il numero di telefono dell’ufficio sullo smartphone dei dipendenti. 

Nessuno, però, spiega i meccanismi fondamentali con cui centinaia, o migliaia di utenti di un’azienda possono usarla. 

Ovvero... 

• Puoi avere tutte le funzioni dell’applicativo desktop (call, video, chat, o condivisione rubriche) anche sull’app?
• Puoi avere una rubrica telefonica sempre sincronizzata con Office 365, Google Workspace, LDAP senza dover inserire i numeri singolarmente, o senza creare query e procedure complesse che assorbono ore/uomo del dipartimento IT?
• L’app è davvero sicura?

Visto che su carta i vendor sono tutti uguali… Una buona demo rimane la strategia migliore per toccare con mano le effettive funzionalità dell’app. 

3 - Esiste un session border controller embedded nel sistema?  

Nel punto precedente abbiamo parlato anche di sicurezza dell’app.

La terza domanda fondamentale riguarda proprio la protezione contro minacce informatiche e attacchi sofisticati.

Nello specifico, ciò che dovresti indagare è...

Esiste un sistema che protegge l’app senza dover installare VPN mobile e sistemi vari di protezione? 

Le app dovrebbero essere scaricabili da App Store o Google Play, per essere pronte all’uso nel giro di 3 minuti. 

Eppure, nel caso di alcuni vendor, è necessario adottare ulteriori protezioni... 

Protezioni che gonfiano i costi e i tempi di implementazione, limitando l’adozione delle tecnologie e rallentando il ROI del nuovo sistema di comunicazione. 

Ecco perché la presenza di un session border controller (SBC) all’interno del sistema di comunicazione VoIP è fondamentale.

Il session border controller embedded nel sistema ti consentirà di usare il sistema in Cloud oppure su ambiente virtual (come VMWare) in totale sicurezza, senza stress per il dipartimento IT. 

Più in generale, una tecnologia VoIP dovrebbe essere secure by design. 

Quindi non dovrebbe richiedere dispositivi di terze parti per essere completamente sicura. 

Solo così può supportare gli IT manager nella gestione dell’infrastruttura e facilitare gli utenti nell’utilizzo. 

4 - In quanto tempo la soluzione è effettivamente operativa al 100%?

La quarta domanda riguarda la velocità di installazione della soluzione.

In quanto tempo puoi rendere completamente fruibile la nuova piattaforma di comunicazione a centinaia, o migliaia di utenti? 

Ci sono client da installare su tutti i dispositivi aziendali? 

Alcune soluzioni possono nascondere costi e tempi legati alla gestione di componenti aggiuntivi.

5 - Quali funzionalità potresti perdere con il passaggio ad un virtual PBX?

Molti IT manager dopo l’installazione del sistema VoIP/virtual PBX scoprono di aver perso diverse funzionalità rispetto al centralino telefonico precedente. 

Di fronte alle arrabbiature, alle lamentele e alla mancanza di servizio, sono costretti a correre ai ripari con nuovi investimenti.

Ancora una volta, dobbiamo sottolineare che i sistemi telefonici o virtual PBX non sono tutti uguali. 

Le promesse di facilità d’uso e di installazione possono nascondere limitazioni alle funzioni tradizionali. Ad esempio: 

• call pick up group, ovvero la possibilità di rispondere al telefono del collega che sta squillando perché lui è assente; 
• log in e log out dai gruppi di risposta in maniera dinamica;
• la possibilità di organizzare i gruppi di risposta così come li hai oggi sul centralino analogico.

L’elenco di cosa NON offrono alcune soluzioni che tentano di simulare un PBX può essere davvero lungo! 

6 - Le persone riusciranno ad usare il nuovo sistema anche senza pesanti investimenti in formazione?

La semplicità d’uso è forse il singolo elemento che assicura il successo dei progetti ICT che coinvolgono centinaia o migliaia di utilizzatori.

Un sistema di comunicazione semplice da usare significa che l’interfaccia della soluzione è stata concepita per non richiedere pesanti investimenti in ore di formazione agli utenti! 

Questa è la reale garanzia per avere un ritorno dell’investimento quasi immediato.

La certezza di una tecnologia semplice da installare, gestire ed utilizzare

Ti ho guidato in questo percorso di 6 domande per mettere in luce gli elementi che un IT manager deve assolutamente prendere in considerazione prima di passare al VoIP.

Le risposte a questa pratica check list ti consentiranno di valutare in concreto se una specifica tecnologia VoIP può fare al caso tuo… Evitando investimenti sbagliati.

Ora, immagina di far accedere con un click tutti i dipendenti dell’azienda al nuovo sistema di comunicazione VoIP.

Immagina che ciò avvenga durante la contestuale migrazione da ISDN a trunk SIP…

E quindi senza investire soldi e tempo per adeguare i vecchi centralini telefonici. 

Immagina di non dover installare nessun client... 

Ma che l’accesso di ciascun dipendente avvenga con una semplice email con un link. 

Con un Single Sign-On, la soluzione è pronta per effettuare e ricevere telefonate, chattare, fare video conference, offrendo in modo completo tutte le funzioni dell’attuale PBX!

Forse provare ad immaginare lo scenario che ti ho descritto è addirittura più difficile di provarlo in prima persona...

...Dal momento che tutto questo è realtà con la Communication Platform di Everex!

La Communication Platform di Everex viene distribuita a tutti gli utilizzatori con l’invio di una semplice email.

È secure by design, perché integra un session border controller nativo e l’autenticazione a 2 fattori. 

Grazie alla tecnologia WebRTC, è completamente Web-based: quindi è ready to use da una pagina Web e dall’app per iOS o Android, per portare il numero dell’ufficio ovunque siano localizzati gli utenti. In ufficio, a casa, o all'estero!

Se vuoi esplorare la Communication Platform Everex e testare tu stesso una tecnologia VoIP facile da installare, da gestire e da utilizzare… 

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