Non acquistare un sistema di comunicazione VoIP prima di aver fatto questo!

Compreresti un’auto senza fare il test drive?

Probabilmente no. Prima di finalizzare un acquisto così importante desideri toccare con mano i comandi, sperimentando in prima persona le sensazioni che ti restituisce l’auto su strada.

Un sistema di comunicazione VoIP non è un acquisto entusiasmante come la tua nuova automobile... 

Ma richiede un livello ancora più approfondito di test per accertare che la tecnologia funzioni così come è stata descritta dal vendor.

Se stai valutando di acquistare una piattaforma di comunicazione con tecnologia VoIP - magari per gestire in modo più efficiente lo smart working - ti sarai sicuramente accorto che tutti i vendor promettono più o meno le stesse funzionalità.

Sulla carta non sembrano esserci sostanziali differenze tra le varie piattaforme sul mercato.

Peccato che non sia sempre così facile passare dalle promesse del vendor a quel quadro idilliaco in cui i dipendenti dell’azienda usano la piattaforma di comunicazione facilmente... 

Senza saturare l’help desk interno con richieste di assistenza o lamentele. 

Dall’elenco di funzionalità al POC, il “test drive” della tecnologia VoIP

Un elenco di funzionalità non è sufficiente a paragonare due o più tecnologie.

E spesso non lo è nemmeno una demo, perché avviene in un contesto “artificiale”... 

Un contesto troppo slegato dalla realtà quotidiana in cui verrà utilizzato il sistema di comunicazione. 

Per evitare brutte sorprese nel bel mezzo di un progetto di migrazione che coinvolge centinaia o migliaia di utenti è fondamentale fare il “test drive” della tecnologia VoIP.

Quindi “portare su strada” la piattaforma di comunicazione, mettendola alla prova all’interno dei processi aziendali.

In poche parole, fare un POC.

Il POC è il potentissimo mezzo per vedere la tecnologia all’opera in un contesto reale…

E per questo ti consente di cogliere tutte le sfumature legate agli specifici processi aziendali e all’impatto del sistema di comunicazione sul dipartimento IT.

Troppe volte, però, il POC si riduce ad una banale verifica delle funzionalità. 

Un po’ come se durante il test drive della tua nuova automobile ti limitassi ad accendere il motore senza dirigerti nel traffico cittadino!

Un POC è un’occasione da sfruttare al massimo per non sbagliare la scelta della tecnologia e trovarsi poi a fare i conti con imprevisti e problematiche inaspettate.

Vediamo allora quali sono i 5 elementi fondamentali di una tecnologia VoIP da valutare durante il POC.

1 - Impatto sulla rete aziendale

Qual è l’impatto della tecnologia sulla tua architettura di rete? 

Un sistema di comunicazione VoIP ha sempre un impatto sulla rete aziendale. 

Il POC è il momento giusto per approfondire quali e quante modifiche della rete sono necessarie per garantire il buon funzionamento della tecnologia.

2 - Impatto sul dipartimento IT

Come si quantifica l’impatto sul dipartimento IT nella fase di installazione? 

Ci sono client da installare e gestire sui dispositivi aziendali?

Durante il POC dovresti capire se la tecnologia VoIP incorpora nativamente funzionalità come app, sicurezza, o se sono necessari client e componenti esterni. 

Questi ultimi, se estesi a tutti gli utenti dell’azienda, potrebbero portare ad un aumento imprevisto delle ore/uomo allocate per il progetto di migrazione.

3 - Verifica delle funzionalità

Abbiamo detto che la verifica delle funzionalità è la cosa più naturale durante il POC. 

Ad un livello più pratico, è necessario verificare se mancheranno funzionalità rispetto al centralino telefonico che stai usando ora. 

È inutile e dannoso passare ad una tecnologia VoIP se poi gli utenti perdono funzionalità essenziali come trasferimento di chiamate o la funzione direttore-segretaria!

4 - Training fornito dal vendor

Il vendor è disponibile a fornire un training dettagliato al dipartimento IT per la gestione della tecnologia?

Questo è un elemento che non viene sufficientemente esplorato durante il POC.

Il consiglio è di verificare sempre la disponibilità del vendor a fare un training on the job al tuo dipartimento, che ti consentirà di avere le chiavi del sistema fin dal primo minuto in cui la piattaforma sarà live.

5 - User Experience 

Come reagiscono le persone alla nuova tecnologia nell’uso quotidiano?

La User Experience della tecnologia VoIP ha un impatto sull’intera organizzazione.

Tutti o quasi in azienda dovranno usare il sistema di comunicazione. 

La UX di una tecnologia per large enterprise dovrebbe liberare ore /uomo dell’help desk IT interno, evitando che venga continuamente saturato da richieste di assistenza. 

In poche parole, una tecnologia di comunicazione dovrebbe consentire anche ad utenti non esperti di familiarizzare con le funzionalità in breve tempo e nella massima autonomia.

Solo così il dipartimento IT potrà lavorare in modo più snello ed efficace.

La domanda fondamentale per un POC che anticipa un’installazione di successo

Tutte le verifiche sopra descritte saranno inutili se durante il POC non vengono riprodotte le condizioni reali in cui l’azienda lavorerà con la tecnologia. 

Mi spiego.

Ogni azienda è diversa e unica in termini di processi aziendali...

E difficilmente una tecnologia sarà perfettamente compatibile con le tue esigenze out of the box. 

Quindi, la domanda fondamentale che devi porti è:

la tecnologia che stai valutando può diventare perfettamente aderente al tuo ambiente di lavoro? 

Una piattaforma di comunicazione VoIP per large enterprise NON può essere fornita in modo standard e uguale per tutti…

E il POC serve soprattutto a verificare se e come il vendor riesce ad adattare la tecnologia alle tue esigenze specifiche. 

Non è un aspetto banale. 

Infatti, per rispondere in modo efficiente alle esigenze di personalizzazione, è necessario un team e un servizio dedicato.

Ma una volta messa a punto la configurazione ideale, il processo di go-live sarà più snello, veloce e privo di imprevisti… 

E ti consentirà di ottenere un ritorno sull’investimento nel minor tempo possibile.

Questa è la ragione per cui noi di Everex mettiamo sempre a disposizione dell’IT manager la possibilità di fare un POC. 

Il nostro team ha il preciso compito di esaudire le tue richieste già in fase di test, per garantirti una piattaforma di comunicazione che si adatta al modo in cui lavori.

Il supporto continua anche dopo l’installazione, con l’assistenza tecnica di casa madre che è a tua disposizione 24 ore su 24, 365 giorni all’anno,

In poche parole, il nostro servizio di Communication Platform non solo ti dà accesso ad una tecnologia VoIP facile da gestire e da usare…

Ma ti offre un rapporto privilegiato con il vendor. 

Ora la scelta sta a te. 

Puoi rischiare tutto, compiendo la tua scelta sulla base di un POC limitato, o addirittura inesistente…

Oppure puoi compilare il modulo qui sotto, per fare un “test drive” della nostra tecnologia e del nostro servizio. 

Un membro del nostro team approfondirà le tue esigenze, e ti guiderà verso “la prova su strada” della nostra Communication Platform.