Case Study CIPAG

CIPAG, Cassa Italiana di Previdenza e Assistenza dei Geometri liberi professionisti, è un ente previdenziale privatizzato. 

Si occupa di erogare pensioni, prestazioni assistenziali e welfare integrativo ai geometri liberi professionisti iscritti all’Albo. 

Il dipartimento di CIPAG che gestisce la tecnologia VoIP è l’ufficio Sicurezza ed Infrastrutture Tecnologiche. 

L’ufficio, coordinato dall’IT Manager Fabio Pacifici, conta 15 dipendenti. Nello specifico si occupa di: 

• gestire la parte sistemistica;
• gestire la sicurezza, in particolare il firewall;
• gestire il centralino telefonico e il flusso di chiamate in entrata e in uscita dell’ente.

L’esigenza di una nuova piattaforma di comunicazione nasce da una serie di problematiche nella gestione dei fax, generate da una tecnologia obsoleta:

“Noi stavamo utilizzando centrali telefoniche Selta”, ha raccontato Fabio Pacifici.

“Inizialmente la centrale era completamente analogica. Poi siamo passati ad una centrale digitale, ma avevamo una serie di problematiche nella gestione della tecnologia. 

Ad esempio, la gestione dei fax era demandata ad un server analogico separato. 

Non eravamo soddisfatti della tecnologia che avevamo.”

La migrazione a Wildix: 160 telefoni VoIP attivati in una giornata lavorativa

Attraverso una referenza, il Sig. Pacifici scopre la tecnologia Wildix ed entra in contatto con Liliana Mandaradoni:

“Un professionista che conosco mi aveva parlato di Wildix, e mi ha messo in contatto con Liliana Mandaradoni. 

Dopo aver esplorato le funzionalità della piattaforma, abbiamo deciso di acquistarla.

In realtà, non siamo partiti subito con la centrale telefonica. Inizialmente abbiamo utilizzato il prodotto Wildix solo per la gestione dei fax.

Ma dopo qualche mese, abbiamo preso la decisione di gestire tutto con Wildix.” 

Il team Everex coordinato dal project manager Liliana Mandaradoni dà inizio al progetto di migrazione. 

In una giornata lavorativa, la centrale telefonica viene sostituita dal nuovo centralino Wildix, con piena soddisfazione del Sig. Pacifici per quanto riguarda l’assistenza ricevuta durante il processo:

“La transizione è stata veloce e indolore. 

In una giornata lavorativa abbiamo disattivato la vecchia centrale telefonica, sostituendo circa 160 telefoni.

In termini di assistenza tecnica siamo stati supportati subito molto bene. 

I tecnici Wildix sono stati sempre molto rapidi e cortesi.”

Come la tecnologia Wildix ha azzerato le ore/uomo necessarie per le permutazioni

La tecnologia Wildix ha consentito al dipartimento IT di risparmiare tempo nell’esecuzione di operazioni che prima assorbivano un elevato quantitativo di ore/uomo:

“Noi non ci siamo mai affidati ad aziende esterne, abbiamo sempre fatto tutto internamente. 

A livello di gestione abbiamo risolto problemi davvero spinosi, come quello delle permutazioni.

Prima per spostare un telefono da un piano all’altro dovevamo ri-permutare tutti gli interni. 

Non si finiva mai, soprattutto considerando che in CIPAG i dipendenti possono passare da un ufficio all’altro molto velocemente.

Per spostare 10 telefoni, con la vecchia centrale erano necessarie anche più di 6-7 ore. 

Ora invece le ore/uomo per questo tipo di lavoro praticamente sono state azzerate. 

Quindi il vantaggio principale della tecnologia Wildix è stata proprio la possibilità di mantenere lo stesso numero d’interno semplicemente staccando e riattaccando il telefono.

Allo stesso modo, ora possiamo assegnare interni diversi in pochi secondi.” 

Un’interfaccia di amministrazione facile da gestire, per una maggiore velocità di intervento

L’interfaccia di amministrazione è facile da usare, e consente al dipartimento IT di intervenire più velocemente in caso di necessità:

“Ciò che secondo me rappresenta uno dei principali benefici della tecnologia Wildix è la semplicità dell’interfaccia Web di amministrazione.

Operazioni come gestione delle email e degli user, o gestione dell’IVR sono estremamente intuitive. 

Con altre centrali VoIP sarebbero state più complesse perché richiedono di lavorare a livello di file system, o di entrare nelle configurazioni dei file…

L’interfaccia user-friendly di Wildix consente anche ai colleghi che sono di supporto e che non operano sul centralino VoIP tutti i giorni di comprenderne subito il funzionamento... 

E quindi di intervenire molto velocemente in caso di necessità.”

L’attivazione dello smart working in 2 giorni per garantire la continuità dei servizi dell’ente durante l’emergenza sanitaria 

Le funzionalità per lo smart working della tecnologia Wildix in un primo momento non venivano utilizzate. 

Ma di fronte all’emergenza sanitaria hanno consentito al dipartimento IT di abilitare il lavoro da remoto in soli due giorni, garantendo la piena operatività dei servizi dell’ente:

“Né la parte di collaboration né l’app mobile all’inizio venivano utilizzate. 

Tuttavia, si sono rivelate e si stanno rivelando essenziali per fronteggiare l’emergenza sanitaria.

Avevamo tutti i servizi attivi: in soli due giorni abbiamo potuto mettere in smart working i dipendenti. 

Durante il lockdown del 2020, non abbiamo avuto alcun tipo di problema. 

I dipendenti potevano accedere ai servizi di fonia collegandosi dal browser o dall’app, e in questo modo abbiamo potuto garantire ai geometri i servizi dell’ente. 

Stiamo tutt’ora usando queste funzionalità, visto che attualmente abbiamo circa il 50% del personale che lavora in smart working.”